チーム紹介

【鎌倉】CS(カスタマーサポート)チームの一日

「鎌倉営業所にはどんなチームがあるの?」
「社員の一日を知りたい!」
そんな疑問にお答えしたチーム紹介。
今回は、CS(カスタマーサポート)チームです。

8:30 メールチェックと受注件数確認

基本の始業時刻は9:00ですが、可能な日は少し早めに仕事を開始します。
まずはメールチェック。
お客様からの問い合わせや、お送りした荷物が安全に到着しているかを確認するのが、朝一番の仕事です。

9:00 リモート朝礼

新潟本社とリモート朝礼です。
その日の注文件数とゴールを各自が発表し、時間があれば、雑談タイムを設けます。
何か困ったことがあったら、リモート業務でもすぐに相談できるよう、心の距離を近くするための新たな試みとして始められました。

9:30 受注作業開始

各サイトからのご注文を注意深く見ながら、受注作業を進めます。
これは画面のデータだけでお客様の状況を推測・判断するため、見落とし等がないように、と一番緊張する時間ですね。

10:30 伝票・その他の帳票印刷

運送会社が複数あるため、配送伝票を印刷する際に、ご注文内容に合った配送方法を選ぶこともCSチームの重要な仕事です。

お客様のメッセージカードや、商品につけるお写真、熨斗等を印刷します。
ひとつひとつに、お客様の大切な思いが込められたものなので、時に写真やメッセージに感動したり、涙する、なんてことも!

11:00 伝票付け合わせ

印刷した伝票とメッセージカード、写真、熨斗などをつけあわせ、お客様のご注文内容が正しく反映されているか、最終チェックをします。

11:15 伝票をDPチームへお渡し

DP(商品を制作・梱包する)チームは1階です。
CSチームは2階なので、できあがった伝票をもって階段を下りていきます。

商品の種類ごとに制作チームがまとまっているので、それぞれの制作チームの伝票箱へ、できあがった伝票をお届けします。

12:00 昼食

お弁当持参、近隣スーパーへの買い物、会社の冷蔵庫の買い置きパスタなど、各自自由に昼食をとるリラックスタイム。

13:00 明日の伝票出し

午後いちばんの仕事は、明日の伝票の準備です。
事前に伝票を準備すると、明日の発送件数も確認できますし、万が一注文不備が見つかった場合もお客様に連絡を取れるので、安心できます。

14:00 お電話対応とそれに伴う注文内容変更

お客様からお電話がかかってくると、注文データを検索しながら対応するため、ヘッドセットは必須アイテムです。
できるだけお客様のご要望を承れるように、柔軟な対応を心がけています。
必要であれば伝票やメッセージカードの出し直しをし、再びDPチームのいる1階へ。

DPチームにお客様の状況をわかりやすく伝えます。
伝票が入れ替わる理由や、状況を説明して、コミュニケーションを取りながら、丁寧に進めていきます。
1階へいくと、季節のお花や香りが楽しめて、うきうきできるのは鎌倉CSチームの特権ですね!
「このお花の名前は?」「これかわいい!」など、ついつい話もはずみます。

15:00 休憩&おやつタイム

きりの良いときに、休憩を取ります。
おやつを食べたり、雑談したり、体を動かして各自リフレッシュ。

16:00 今日発送の最終伝票をお渡し

注文の締め切り時刻が過ぎてから、最後の伝票を印刷して、1階に下ります。
最終出荷の旨を伝えながら、DPチームに伝票を手渡して、本日の伝票出しは終了!
無事に荷物を引き渡してほっと一安心です。

17:30 締め作業・退勤

1日の終わりは、パソコンでの各種締め作業です。
お客様への発送メール、決済処理や、伝票番号の更新を行い、データを整えます。
最後に日報を作成し、退社です。
お疲れ様でした!

関連記事

TOP